kintoneで外注管理をするなら、依頼から検収までの進み具合はプロセス管理のステータスで追えます。納期が近いレコードを知らせたいなら、リマインダーの条件通知が使えます。ただし、外注先とのやり取り自体を仕組み化する機能は標準にはありません(2026年10月時点)。
外注の進み具合は、プロセス管理のステータスで追える
外注の依頼から検収までの流れは、プロセス管理に乗せられます。公式ヘルプには「プロセス管理を設定すると、どの状態（ステータス）で、誰（作業者）が、何をする（アクション）かがアプリに追加されます」とあります。初期値として3つのステータスが設定されており、ステータスは追加・削除ができ、名前も変更できます。初期の3ステータスを「発注済み」「作業中」「検収待ち」のように変え、検収が終わったら完了のステータスへアクションで進める、という使い方ができます。ステータスの数が多く分岐が複雑な外注フローでは設計に時間がかかりますが、進み具合を1つの画面で追えること自体は標準でできます。
納期が近づいたら知らせたいなら、リマインダーの条件通知が使える
外注先からの納品期限が近いレコードを、自動で知らせることもできます。リマインダーの条件通知は、基準日に指定したフィールドの日付を起点に、何日前または何日後に通知を送るかを指定する仕組みです。公式ヘルプには、「締切日」フィールドを使い、当日の9時にステータスが未処理のレコードから通知を送る設定例が載っています。外注先への納期を入れるフィールドを基準日に指定し、数日前の朝に通知が届くようにすれば、催促を忘れずに済みます。ただし、「納期」という語そのものを使った公式の例はなく、締切日の例をそのまま外注の納期に当てはめられるかは、公式ヘルプには明記されていません(2026年10月時点)。
自分のアプリで、プロセス管理とリマインダーを組み合わせて確かめる手順
テスト用のレコードを1件作り、アクションのボタンを押してステータスが意図した順番で進むかを確かめます。次に、納期を入れるフィールドに近い日付を入れ、リマインダーの設定どおりに通知が来るかを確認します。通知が来なければ、基準日に指定したフィールドの種類と、ステータスの絞り込み条件を見直します。
外注先とのやり取り自体は、標準機能の範囲外
外注先への発注書の送付や、やり取りの記録そのものを仕組み化する機能は標準にはありません(2026年10月時点)。プロセス管理・リマインダーはどちらも社内のレコードの状態を管理する機能で、外部の会社とのやり取りに使えるという記載は、プロセス管理の説明ページには見当たりません(2026年10月時点)。発注書の文書自体を作って外注先に送る作業は、別の手段(帳票の出力やメールへの添付)で行う必要があります。外注先(取引先)の情報は、ルックアップでマスタアプリから呼び出して紐づけられます。社内の進捗管理だけで足りるなら、プロセス管理とリマインダーの組み合わせで十分です。外注先への自動送付や、外注先側からの直接入力まで求めると、標準の範囲を超えます。
