複数の事業所がある場合でも、在庫管理アプリを事業所ごとに分ける必要はありません。品目マスタと入出庫記録のフィールドに「事業所」を1つ追加するだけで、1つのアプリのまま複数事業所の在庫を扱えます。事業所ごとの在庫数はクロス集計表で見られ、見える範囲を事業所で絞りたい場合は組織選択フィールドを使う方法があります(2026年10月時点)。
アプリを分けなくても、「事業所」のフィールドを持たせれば1つのアプリで足りる
在庫管理の基本構成は、品目マスタと入出庫記録の2アプリに分け、ルックアップと関連レコード一覧で結びつける形です。ルックアップは「他のアプリから必要なデータを取得してコピーできます」という仕組みで、関連レコード一覧は「設定したアプリの中で条件に一致したレコードを一覧で表示できます」という仕組みです。この構成に事業所名や拠点コードを示すフィールドを1つ追加すれば、事業所が増えても新しいアプリを作らずに同じ構成のまま対応できます(2026年10月時点)。
事業所×品目の在庫数は、クロス集計表の「分類する項目」で見られる
事業所ごとの在庫の動きをまとめて見たい場合は、グラフ機能のクロス集計表が使えます。公式ヘルプには「グラフ機能では、複数の項目をかけ合わせて集計するクロス集計表を作成できます」とあり、「［分類する項目］の［大項目］」に事業所、「［中項目］」に品目を指定すれば、「大項目が横軸（行）、中項目が縦軸（列）に表示されます」という形で、事業所別・品目別の数量を1つの表で確認できます。「分類する項目」に設定できる項目数には上限があり、「大項目・中項目・小項目の3つまで設定できます」。事業所と品目に加えて、入庫か出庫かの区分まで1つの表に収めることもできます。
自分のアプリで、クロス集計表の分類する項目に事業所と品目を設定して見られるか確かめる手順
入出庫記録アプリでグラフを新規に作成し、グラフの種類からクロス集計表を選びます。「分類する項目」の大項目に事業所、中項目に品目を設定し、集計方法を数量の合計にします。事業所ごとに品目別の在庫の動きが表として並ぶかを確認します。表示件数が多すぎて見づらい場合は、絞り込みで事業所を1つに限定したグラフを事業所の数だけ用意する方法もあります。
事業所ごとに見える範囲を絞りたい場合は、組織選択フィールドをレコードのアクセス権に使う
在庫数を見るだけでなく、事業所ごとに見える範囲そのものを分けたい場合は、レコードのアクセス権の設定が使えます。公式ヘルプには「アプリのフォームに配置した［ユーザー選択］フィールドや［組織選択］フィールドを指定すると、特定のユーザーや組織ではなく、レコードごとに選択されたユーザー・組織をアクセス権の対象にできます」とあります。品目マスタや入出庫記録に組織選択フィールドで事業所を持たせ、レコードのアクセス権の対象をそのフィールドにすれば、各レコードで選んだ事業所の人だけが閲覧・編集できる形にできます。ただし、ログインユーザーの所属組織とフィールドの値を自動で比べて絞り込む設定は、公式ヘルプには載っていません(2026年10月時点)。
