部品や材料の在庫をkintoneで持つ場合、標準機能で作れる基本形は「品目マスタ」アプリと「入出庫記録」アプリの2つに分け、ルックアップと関連レコード一覧で結びつける構成です。品目ごとの入出庫数を集計やグラフで合計することも標準でできます。一方、入出庫を足し引きした「現在の在庫数」を品目マスタ側に自動で持たせる設定は、2026年10月時点の公式ヘルプには載っていません。
品目マスタと入出庫記録、2つのアプリに分けるのが基本形
部品・材料の在庫を管理するなら、まず「品目マスタ」アプリと「入出庫記録」アプリを分けて作ります。品目マスタは品番や品名を1件1品目で持ち、入出庫記録は日付・品目・数量・入庫か出庫かを1件1回の動きで記録する形です。1つのアプリに両方を詰め込むと、入出庫が増えるたびに品目としての行が動きの記録に埋もれます。
この2アプリ構成は、サイボウズ公式のサンプルアプリ「製品在庫管理パック」(製品マスタ・製品在庫管理の2アプリ)でも採用されています。品目数が少なければ1アプリでも運用できますが、動きが増えるなら分けておくほうが無難です。
ルックアップと関連レコード一覧で、品目と入出庫を結びつける
2つのアプリは、ルックアップと関連レコード一覧で結びつけます。入出庫記録側にルックアップを置けば、品目マスタの品番や品名を選ぶだけで呼び出せ、手入力の表記ずれを防げます。品目マスタ側に関連レコード一覧を置けば、その品目の入出庫記録を一覧表示できます。
絞り込み条件は、自アプリのフィールドと参照アプリのフィールドを指定して設定します。ルックアップのキーに使った項目を条件にそろえれば、品目を開くだけで入出庫履歴が並びます。一覧表示だけなら、この2つの機能で標準で足ります。
集計やグラフ機能で、入出庫の数量を品目ごとに合計できる
入出庫記録アプリでは、数量フィールドを対象にした集計やグラフの機能も使えます。グラフ機能は数値の合計やレコード数を集計する条件を設定できるため、品目ごとに入庫数・出庫数を合計して確認できます。
ただしこの集計結果は、グラフや集計表としての表示です。合計値を品目マスタ側の1フィールドへ自動で書き込む機能は、グラフ機能の説明には記載がありません(2026年10月時点)。見て確認する用途と、品目の値として持たせる用途は分けて考える必要があります。
現在の在庫数を品目側に自動で持たせる設定は、公式ヘルプに載っていない
入出庫を足し引きした「現在の在庫数」を品目マスタのフィールドに自動で反映させる設定は、確認した限り2026年10月時点の公式ヘルプには載っていません。計算フィールドが参照できるフィールドの説明には、関連レコード一覧が参照できないと明記されています。品目側に入出庫記録を並べられても、その数量を計算フィールドで直接合計することはできません。
自分のアプリで確かめるには、品目マスタに計算フィールドを置き、参照できるフィールドの一覧に関連レコード一覧が含まれているかを設定画面で見るのが早い方法です。含まれていなければ、集計やグラフで見る運用にするか、別の仕組みを足すかを選びます。
