仕入先の情報が発注書や請求管理などのアプリにそれぞれ手入力で入っていると、支払条件や担当者が変わるたびに何枚も直す作業が発生します。標準機能だけで一元管理する基本の形は、仕入先マスタアプリを1つ作り、発注側のアプリからルックアップで参照する構成です。名称や連絡先の表記ゆれは防げますが、ルックアップでコピーした値はマスタを直しても自動では更新されない点には注意が必要です。
仕入先マスタアプリを1つ作り、発注側からルックアップで呼ぶ
仕入先の名称・連絡先・支払条件などを管理する専用のアプリを1つ作り、発注書アプリなどの入力時にルックアップフィールドでそのマスタを参照する形にします。公式ヘルプのルックアップの説明にある受発注の例と同じ考え方で、注文を入力する側がマスタアプリから仕入先を選ぶと、名称や支払条件などの関連情報がまとめてコピーされます。あちこちのアプリに同じ仕入先名を手入力していた状態から、マスタを1つに絞ることで、入力時の表記ゆれやタイプミスを防げます。
ルックアップでコピーした値は、マスタを直しても自動では変わらない
ここで注意したいのは、ルックアップでコピーした値は取得した時点のもので、その後マスタ側の情報を変更しても、過去に取得済みのレコードには反映されない点です。公式ヘルプには「ルックアップで参照しているアプリの値に変更があっても、ルックアップ先で取得済みの値は、そのまま維持されます。」と明記されています。仕入先の電話番号や担当者が変わった場合、マスタを直すだけでは過去の発注レコードの表示は古いままになります。取得済みの値をまとめて直したいときは、CSVファイルを読み込んでルックアップフィールドの値を一括更新する方法が案内されています。
自分の運用に当てはめるなら、マスタ側だけで直す項目を先に決める
マスタとルックアップの構成を組む前に、仕入先情報のうちどの項目を「マスタを直せば済む」運用にしたいかを決めておくと設計がぶれません。支払条件のように頻繁に変わらない項目はルックアップでコピーしたままでよい場合が多く、一方で連絡先のように更新を反映させたい項目は、一括更新の手順を定期的に回す前提で考えておくと、後から値のズレに気づいて困ることが減ります。
