kintoneで治具・工具の貸出管理をするなら、プロセス管理のステータスと関連レコード一覧の組み合わせで、標準機能のまま組めます。貸出記録のアプリに「貸出中」「返却済み」のステータスを持たせ、貸出中から返却済みへ切り替えるアクションを設定すれば、誰がいつ借りて返したかを記録として残せます。複数の治具の貸出状況をまとめて見るには、治具マスタ側に関連レコード一覧を置く手順が要ります。
貸出中→返却済みの切り替えは、プロセス管理で組める
プロセス管理は、ステータスごとに「アクション実行前のステータス」「作業者」「アクションが実行できる条件」「アクション名」「実行後のステータス」を設定する仕組みです。治具の貸出記録アプリであれば、「貸出中」を実行前のステータス、「返却する」をアクション名、「返却済み」を実行後のステータスとして設定すれば、貸出から返却までの一連の流れをそのまま組めます。返却済みを最後のステータスにする場合、そこから先のプロセスを追加で設定する必要はありません。
作業者を指定すれば、通知も自動で届く
アクションの設定では、そのステータスの作業者を指定できます。貸出中のステータスに工具管理の担当者を作業者として指定しておけば、返却の確認はその担当者の仕事として回ります。作業者に設定されると、そのユーザーには自分が作業者に設定されたことを知らせる通知が届き、ポータルの未処理一覧にもそのレコードが表示される仕組みがプロセス管理にあるため、別に通知の設定を組まなくても、貸出の発生を担当者が見落としにくくなります。作業者に指定するユーザーには、そのレコードの閲覧権限が必要です。
どの治具が今誰に借りられているかを一覧で追うには、関連レコード一覧が要る
貸出記録のアプリだけでは、1件ごとの貸出・返却は追えますが、治具ごとに「今借りられているか」をまとめて見るには別の設定が要ります。治具マスタのアプリに関連レコード一覧フィールドを置き、貸出記録アプリの治具コードと一致するレコードを表示するよう設定すれば、治具を開いた画面でその治具の貸出履歴がまとめて見られます。ただし関連レコード一覧は一覧表示までで、現在貸出中かどうかの判定自体は、貸出記録側のステータスを人が見て確認する前提になります。
貸出のアクションを実際に押して、通知と履歴を確認する
プロセス管理の設定を保存したら、貸出記録のアプリで「貸出中」から「返却する」アクションを実際に押してみて、ステータスが「返却済み」に切り替わるか、作業者への通知が届くかを確認します。そのうえで、治具マスタの関連レコード一覧に、その治具の貸出記録が正しく並ぶかも見ておくと、治具の数が増えたときに運用が崩れないかの見通しが立てやすくなります。
