工程や月ごとの予算と実績のズレをExcelの別シートで突き合わせていると、実績の入力が終わるたびに集計をやり直す手間がかかります。標準機能で組む基本の形は、予算を入れるマスタアプリと実績を入力するアプリを分け、ルックアップで予算値を呼び出し、計算フィールドで差分を自動算出する構成です。差分の推移を見たい場合は、グラフ機能を使えば同じアプリのトップページで確認できます。
予算マスタと実績入力を分け、計算フィールドで差分を出す
工程別・月別の予算額を1件ずつ登録するマスタアプリを作り、実績を入力するアプリからルックアップでその予算額を呼び出します。実績アプリ側には、ルックアップで取得した予算額と、自分で入力する実績額の両方のフィールドを置き、計算フィールドで「予算額-実績額」の差分を自動で出すようにします。実績を入力するたびに人の手で差分を計算し直す必要がなくなり、入力の時点でズレの大きさがその場で分かるようになります。
差分の推移はグラフ機能で、同じトップページに表示できる
月ごとや工程ごとの差分がどう動いているかを見たい場合は、グラフ機能が使えます。公式ヘルプにあるとおり、グラフはレコードの一覧画面から数値やレコード数を集計して作ることができ、管理権限がなくても作成できます。保存したグラフは専用の別画面ではなく、アプリのトップページ(レコードの一覧画面)からいつでも最新のグラフを表示できるため、実績を入力するたびにグラフを見に行くだけで、差分が広がっている工程や月にすぐ気づけます。ただし、公式ヘルプによると、グラフの設定を保存するにはアプリの管理権限が必要です。
どの単位(月次・工程別など)でズレを見たいかを先に決めておく
マスタとグラフの構成を組む前に、予算と実績のズレを「月単位」で見たいのか「工程単位」で見たいのか、あるいは両方を見たいのかを決めておくと設計がぶれません。マスタアプリのレコードをどの単位で1件にするかによって、ルックアップの引き当て方やグラフの集計軸が変わってくるため、最初にこの単位を紙に書き出しておくと、作り直しの手間を減らせます。
