kintoneの一覧の絞り込みで、添付ファイルフィールドを条件に使えます。標準の設定に「ファイルあり」「ファイルなし」という条件が用意されており、添付の有無だけで一覧を絞り込めます。ただし、添付ファイルを含むレコードの合計が10万件を超えるアプリでは、絞り込みが正しく動かない注意点もあります。
添付ファイルフィールドには「ファイルあり」「ファイルなし」という条件がある
kintoneの一覧の絞り込み条件には、添付ファイルフィールドの専用の選択肢が用意されています。公式ヘルプには「［添付ファイル］フィールドでは、添付ファイルの有無を絞り込み条件に指定できます。」と書かれています。条件の名前は「ファイルあり」と「ファイルなし」で、文字列(複数行)フィールドで使う「空欄である」「空欄ではない」とは呼び方が違います。見積書や検査写真のように、添付が済んでいるかどうかで仕事の進み具合を判断するアプリでは、この条件だけで「まだ添付していないレコード」を一覧で洗い出せます。
絞り込み条件の作り方
一覧の絞り込み設定画面を開き、対象の添付ファイルフィールドを選ぶと、条件の選択肢に「ファイルあり」「ファイルなし」が並びます。どちらかを選んで保存すれば、その条件に一致するレコードだけが一覧に表示されます。担当者や日付など、他のフィールドの条件と組み合わせて、「担当者が自分で、添付ファイルなし」のように絞り込みを重ねることもできます。設定はクリックだけで終わり、アプリの作り直しは要りません。
件数が多いアプリでは、絞り込みが正しく動かないことがある
「ファイルあり」「ファイルなし」の条件には、件数についての注意点があります。公式ヘルプには、添付ファイルの有無にかかわらず、添付ファイルを含むレコードの合計が10万件を超えると、この条件を指定しても正しく絞り込まれない旨が書かれています。長年運用している受注管理や検査記録のアプリで、添付を含むレコードが積み重なっている場合は、この条件だけに頼らず、期間などの条件を先に絞ってから確認する手順を併用したほうが安全です。また、アプリの動作テスト環境ではこの条件を指定できても正しく絞り込まれないため、本番環境で確かめる必要があります。
絞り込む前に、添付のあるレコードの件数を見ておく
条件を設定する前に、添付ファイルを含むレコードが全体で何件あるか、だいたいの数を把握しておくと安心です。10万件に近いアプリであれば、絞り込み結果の件数が想定と合っているかを一度確かめ、合わない場合は期間や担当者の条件を追加して対象を絞ってから「ファイルあり」「ファイルなし」を使うと、意図した結果にたどり着きやすくなります。添付の有無で仕事の進み具合を管理したいアプリほど、件数の目安を先に確認しておく価値があります。
